Ma quanto é bello fare tante cose contemporaneamente. Tutti amano il multitasking perché ci fa sentire dei supereroi. Il fatto di fare tante cose contemporaneamente… wow… il problema è che questo approccio è tutt’altro che produttivo.
Non possiamo scrivere un’email efficace ed ascoltare una persona che ci parla nello stesso tempo con la giusta attenzione. Quello che scoprirai oggi è che perdiamo il doppio del tempo a comportarci in questo modo piuttosto che fare una cosa alla volta.
Secondo le statistiche in ufficio una persona viene interrotta in media ogni 11 minuti e sta ben 25 minuti per riportare la sua concentrazione ai massimi livelli. Questa abitudine richiede uno sforzo immane ed il lavoro ci apparirà molto più faticoso del previsto senza che ce ne accorgiamo. La conseguenza più logica è che la persona vivrà sempre in uno stato di stress e frustrazione ed il risultato sarà un lavoro di scarsa qualità. Questa può essere la causa del perché arriviamo a casa la sera stanchi e insoddisfatti. Ci demoralizziamo e cadiamo nello sconforto. Abbiamo dato tanto, ci siamo impegnati ma sentiamo che qualcosa dentro di noi non va.
Pretendere di fare più cose nello stesso tempo è il modo migliore per farle male tutte.
Switching cost
Lo “switching cost” è il costo del cambio attività cioè quanto ci costa emozionalmente e mentalmente saltare da un lavoro ad un altro durante il corso della giornata. Il modo ottimale per essere produttivi è iniziare a fare una nuova attività solo dopo che hai smesso di pensare totalmente a quella precedente.
Se ciò non accade si crea un’attenzione residuale, cioè una parte del tuo cervello sta ancora pensando all’attività precedente. I progetti in sospeso sono pericolosi perché ci lasciano un debito emozionale e mentale che dobbiamo assolutamente chiudere. Ci sentiamo in colpa, frustrati, preoccupati… sappiamo che è lì che ci aspetta per essere concluso, sappiamo che dobbiamo farlo ma non facendolo ci continua a togliere energia.
Se hai un progetto aperto da tanto tempo ecco cosa ne puoi fare:
- lo cestini perché ti sei accorto che non ha più senso continuare a farlo;
- lo cambi perché in quel modo hai notato che non può funzionare;
- lo rendi più eccitante e divertente così ti viene voglia di farlo;
- lo spezzetti in attività più piccole che sei in grado di vedere e completare;
- lo programmi in agenda perché adesso non puoi farlo.
Le persone devono gestire solo una cosa alla volta e quella cosa che decidono di fare deve essere importante. Gestire il tempo non è una questione di tempo ma di emozioni. Dobbiamo riempirlo con la nostra energia, entusiasmo ed attenzione. Solo così il nostro tempo diventerà di qualità. Si possono fare due cose assieme solo quando vengono automatizzate.
In questo mondo pieno di distrazioni, social media e notifiche viviamo perennemente in uno stato di concentrazione parziale che per molti è la normalità.
Perché facciamo il multitasking?
Ma allora perché lo facciamo? Le ragioni possono essere molteplici ed ogni persona ha le sue paure. Magari ci spaventa il giudizio e le critiche. Ci sentiamo insicuri e incapaci nel fare quelle cose. Saltare da una cosa all’altra ci dà l’illusione di fare tante cose, ci fa sentire impegnati ed importanti. Un grande camminatore può fare tanta strada ma se non sa dove andare, sarà solo stanco. Se gli chiedi “dove vai?“, lui ti risponderà “Non lo so, intanto cammino… e fammi andare che non ho tempo“. Non a caso la prima domanda che ci facciamo al mattino è “Cosa devo fare oggi?“. La nostra attenzione è orientata sul fare cose e sul “devo” quindi già di partenza la nostra giornata non ha una meta e non siamo nemmeno tanto felici perché a chi piace eseguire degli ordini? Ma chi ci impone questi “devo“? Siamo sempre noi.
Il multitasking ci fa sentire bene perché ci allontana dalla noia e da situazioni che ci mettono a disagio come, per esempio, il prendere decisioni. Infatti se siamo sempre impegnati abbiamo un’ottima scusa per rimandare. Chi potrebbe negare una giustificazione così ben fatta? Però se lo fai notare le persone di solito si arrabbiamo molto “Cosa pensi che non faccio un cavolo“, “senti, ho lavorato tutto il giorno“… peccato che non hanno fatto l’unica cosa che avrebbe fatto la differenza nella loro vita. É un attacco alla loro autostima ma il fatto stesso che si offendano denota che sotto sotto sanno che hanno un progetto importante ancora in sospeso.
Il multitasking inoltre ci dà dei benefici emozionali a breve termine perché ci fa godere della novità e della curiosità senza darci la possibilità però di costruire e mantenere nel tempo queste belle sensazioni. Quindi possiamo entusiasmarci di un nuovo lavoro per poi lasciarlo a metà mentre inseguiamo la nuova idea del momento.
Come facciamo ad uscire da questo circolo vizioso? Con la consapevolezza.
Esercizio
Prendi un cronometro. Prova a calcolare il tempo che stai per leggere queste lettere.
A B C D E F G H I L M N O P Q R S T U V Z
Quanto sei stato?
Ora prova a cronometrare il tempo che stai per leggere questi numeri.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Com’è andata?
Ora prova a cronometrare il tempo che stai per leggere le lettere alternandole ai numeri, per esempio A 1, B 2, C 3, D 4… pronto?
A B C D E F G H I L M N O P Q R S T U V Z
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
Cos’è successo? Sei stato almeno il doppio del tempo? Incredibile. Hai sperimentato lo switching cost ed hai capito perché è molto più faticoso fare il multitasking.
La gestione del tempo ha sempre bisogno di un obiettivo per funzionare bene.
Stato di flusso
La passione è una fonte inesauribile di energia. Quando sei felice lavorare è molto più facile ed è più semplice rimanere concentrati. Lo stato di flusso è uno stato mentale dove ti senti super concentrato e sei immerso con tutto te stesso nel lavoro che stai facendo. Tutta la tua attenzione è sul presente. Non stai immaginando scenari futuri e non stai ripensando al passato. Sei nel qui e ora. Puoi raggiungere questo stato mentale quando fai le cose che ami e le cose importanti.
Prova a ripensare alle ultime volte che ti sei sentito immerso in un’attività al punto tale di dimenticarti del resto. Non c’erano distrazioni, non c’erano sbadigli ma c’eri solo tu e quello che stavi facendo.
Se vuoi essere felice ed efficace allo stesso tempo devi scegliere di fare ciò che conta davvero per te, quindi cosa vuoi fare? Cosa ti fa sentire bene? Cosa ti fa perdere la cognizione del tempo?
Il secondo punto è decidere una cosa sola e farla. Questo approccio ti permette di diventare un uomo di risultati che si mette in testa di fare una cosa e la porta a termine. Questo approccio accresce la tua sicurezza interiore e l’autostima.
Il terzo punto è eliminare le distrazioni. Come puoi lavorare se ogni momento ti interrompono? Quindi spegni il cellulare, metti silenzioso, insomma fai qualcosa per non rompere il tuo stato di flusso.
Quarto punto, cerca di compartimentare il tempo. Nella stazione spaziale ogni reparto è a sé quindi se c’è un problema quell’area può essere chiusa e la stazione spaziale è al sicuro. Se le notifiche e le email ti disturbano dedica una spazio di tempo specifico per le attività distrattive, per esempio dalle 14 alle 14:30 oppure rispondi ai messaggi nelle pause.
Quindi cosa ti può aiutare per rimanere concentrato?
- Scegliere di fare ciò che conta davvero;
- Fare una cosa alla volta e completarla;
- Eliminare le distrazioni;
- Compartimentare il tempo.
