Non hai mai tempo? Vai sempre di corsa? Hai troppe cose da fare? In questo articolo volevo condividere con te gli strumenti che ritengo essenziali per la gestione del tempo.
Strumenti per la pianificazione
Per prima cosa devi mettere chiarezza su quali sono i tuoi obiettivi e su quello che vuoi realizzare. Ecco gli strumenti utili che ho raccolto per te.
Calendario
Nel calendario segna le riunioni, gli appuntamenti fissi, le visite mediche, le scadenze… La prima cosa che fai quando pianifichi è dare un occhio al calendario per vedere se c’è già qualcosa di segnato e poi puoi scrivere i nuovi impegni che necessitano una data ed un orario. Sono attività che spesso non dipendono da noi.
To-do list
Che risultati vuoi ottenere oggi? In questo foglio scrivi i tre obiettivi più importanti e le attività urgenti che vuoi realizzare lungo il corso della giornata. Non segnare troppi dettagli, solo quelli più rilevanti. É importante mantenere un po’ di flessibilità ed evitare di perdere troppo tempo nella pianificazione. Ad ogni attività segnati orientativamente quanto tempo ci vuole per completarla. Questo ti aiuterà ad avere una percezione temporale più chiara. A seconda delle tue necessità potresti creare delle liste personalizzare per esempio “Lista Telefonate”, “Lista della Spesa” oppure potresti anche avere delle liste suddivise per luogo. Ogni giorno cerca di capire qual è il gamechanger, cioè quel risultato che se dovesse accadere avrebbe un impatto maggiore sulla tua vita, così saprai dove focalizzare le tue energie.
Lo stesso ragionamento può essere seguito se vuoi creare una to-do list settimanale, mensile, annuale.
Liste progetti
Se le attività che vuoi realizzare appartengono ad un progetto in particolare puoi creare una lista con il nome del progetto, per esempio “Lista Progetto 1”. Se il progetto è molto articolato potresti suddividerlo in fasi oppure ci potrebbe essere bisogno di creare delle sotto-categorie, per esempio “Sito web”, “Facebook”, “Instagram”. Quando vuoi gestire un progetto devi scrivere i passi necessari per completarlo ma non solo. É molto utile creare al suo interno due sezioni che rappresentano la “Lista delle Risorse“, cioè di cosa hai bisogno per completare il progetto (strumenti, software e soldi) e la “Lista delle Leve“, cioè chi ti può aiutare a completare il progetto più velocemente (collaboratori, consulenti o mentori). Molto probabilmente le liste dei progetti possono aver bisogno di molto tempo per essere completate e quindi ti potrebbero accompagnare per molti giorni.
Time box (o Master Plan)
L’ultimo passo della pianificazione è la programmazione cioè trasportare quello che vuoi fare all’interno del calendario. Se prima ti sei segnato il tempo necessario per completare ogni attività o progetto questa operazione sarà molto più facile. Incastra le varie attività come meglio credi per riempiere la tua giornata. Le time box non sono altro che le fasce orarie che hai deciso di dedicare ad ogni attività. In questo modo avrai una visione d’insieme e potrai ragionare sugli opportuni assestamenti o cambiamenti. Ti consiglio di non essere puntiglioso e di lasciare dello spazio libero tra le varie attività per andare incontro agli imprevisti. La prima attività da inserire con chiarezza nel tuo calendario è il gamechanger.
L’importante è che la gestione del tempo ti aiuti ad andare più veloce. Se noti che le strategie che stai seguendo ti rallentano o ti appesantiscono, cambiale fino a trovare la tua ottimizzazione personale.
Strumenti per gestire la giornata
Inizia la giornata ed ora ti chiederai: che faccio? Prendi in mano le tue liste, guarda il calendario e se hai fatto bene la tua programmazione è arrivato il momento di agire. Ecco gli strumenti utili per gestire al meglio le singole attività.
Timer
Il timer è uno strumento importante per tenere il ritmo e per rimanere consapevoli del tempo che scorre. Quando siamo concentrati il tempo vola e perdiamo la percezione del tempo. La tecnica del pomodoro dice di impostare sessioni da 25 minuti di lavoro e 5 minuti di pausa. In questo modo riusciremo ad essere concentrati al massimo su un’attività specifica senza arrivare al punto di stancarci.
Banca delle idee
Le idee migliori ci vengono mentre pensiamo ad altro e sarebbe un peccato perdere le nostre perle creative. Non farti trovare impreparato. Porta con te sempre un block notes per appuntare ogni idea che ti viene in mente.
Foglio delle consultazioni
Quando devi chiedere informazioni a qualcuno cosa fai? Lo chiami subito? E se poi ti vengono altre domande? Lo richiami o gli mandi un sms? Nel rispetto del tuo tempo e di quello degli altri ti insegno una tecnica. Prendi un foglio e dividilo in quadrati o rettangoli. Ogni sezione è dedicata ad una persona o collaboratore che frequenti più spesso. Segna dentro la sezione tutto quello che devi chiedere a quella persona. Quando sarà il momento della riunione gli farai tutte le domande. Se prendi questa abitudine smetterai di rincorrere gli altri e permetterai anche a loro di essere più vigili e concentrati quando devono rispondere.
