Come fai a gestire il tuo tempo in modo efficace ed essere più produttivo?
Elon Musk è considerato uno degli imprenditori più influenti al mondo ed uno dei suoi tratti distintivi è l’incredibile capacità organizzativa, al limite del sovrumano. Lavora 85-100 ore a settimana, ha una famiglia con 6 figli, gestisce aziende importanti come Tesla, SpaceX, Solarcity e pianifica di colonizzare Marte. Certamente non tutti vogliono diventare come lui ma ognuno di noi può apprendere qualche trucco interessante per migliorare le proprie prestazioni.
In questo articolo ho raccolto le tecniche di time management che Elon Musk usa per programmare la sua vita ed il suo lavoro.
Libera la mente
La mente non è fatta per ricordare e non riesce a gestire troppi pensieri assieme. Ci vuole poco per entrare in confusione. Se ti sforzi di tenere tutto a mente sicuramente farai uno sforzo enorme, ti sentirai stressato e alla fine comunque ti dimenticherai sempre qualcosa. Il primo passo da compiere è svuotare la mente. Scrivi quello che vuoi fare sulla carta o su un’applicazione. In questo modo potrai analizzare i tuoi progetti dall’alto e da questo nuovo punto di vista riuscirai ad essere più produttivo. Se metti la tua mente nella condizione di pensare riuscirai a stimolare la tua creatività e a risolvere problemi con maggiore facilità.
To-do list
La maggior parte delle persone scrivono la lista delle “cose da fare” ma se viene gestita male può creare ansia e frustrazione. Immagina di iniziare la giornata sapendo che devi fare 15 cose. Se a fine giornata riuscirai a completarne 5, invece di esultare, il tuo occhio cadrà inevitabilmente sulle 10 cose che non hai fatto. Inoltre, per evitare la sensazione di disagio, sarai propenso a completare i compiti più facili rimandando le attività più importanti. A fine giornata ti potresti sentire tanto stanco ma poco soddisfatto.
La to-do list non è sufficiente per essere veramente produttivo perché manca la percezione del tempo. Per dare ritmo alle tue giornate devi sapere quando un’attività verrà eseguita e quanto potrebbe durare. Per soddisfare questo criterio sei così obbligato a prendere una decisione e scegliere le attività per te più importanti. Ecco perché Elon Musk ha scelto di usare il metodo del Timeboxing per gestire il suo tempo in modo efficace.
Se qualcosa è davvero importante, ci dovresti provare anche se le probabilità non sono a tuo favore.
Elon Musk
Dai tempo al tempo
La parola successo è il participio passato del verbo succedere. Quindi quello che è successo non sono altro che le cose che tu hai fatto accadere. Sei tu la causa dei tuoi risultati. Elon Musk dedica del tempo alla gestione del tempo. Lui vuole essere pronto e preparato. Non inizia mai una giornata senza averla pianificata precedentemente. Ad ogni attività assegna un orario ed una durata. Non ha tempo da perdere. Pianifica tutto, dall’orario del pranzo a quando leggere le mail. Programma riunioni, palestra, famiglia, spostamenti… tutto è organizzato nei minimi dettagli.
La mia motivazione è pensare che le mie aziende abbiamo un impatto significativo sul mondo.
Elon Musk
Il metodo del Timeboxing
Il timeboxing consiste nel suddividere la giornata in tante fasce orarie simili (di un’ora, mezz’ora, 10 minuti…) e programmarci all’interno le attività che vuoi completare. La tua giornata sarà così suddivisa da molteplici blocchi che ti offrono una visione dall’alto molto chiara di quello che vuoi realizzare, avendo particolare attenzione nel rispettare gli orari da te prefissati. É un metodo molto efficace per la gestione del tuo tempo e funge da ponte tra la to-do list ed il calendario.
Elon Musk usa delle timebox di soli 5 minuti per pianificare la sua giornata di lavoro ma lui ha anni di esperienza nella gestione del tempo ed ha le idee molto chiare su quello che vuole ottenere. Una persona normale può cominciare a fare i primi passi pianificando dei blocchi più grandi e li ottimizzerà via via nel tempo. Ecco tre modi per iniziare.
La via più semplice è fare timeboxing in base ai giorni della settimana: il lunedì vai in trasferta a trovare i clienti. Il martedì te ne stai in ufficio e raggruppi tutte le attività amministrative per quel giorno.
La seconda idea è di organizzare mattina e pomeriggio. Per esempio durante la mattina programmi tutte le riunioni ed il pomeriggio ti occupi della manutenzione del sito web. Se le persone vogliono parlare con te aspetteranno la mattina dopo.
L’ultimo suggerimento potrebbe essere di ritagliare la tua giornata in 4 blocchi: prima mattina, tarda mattina, primo pomeriggio, tardo pomeriggio.
Come vedi l’importante è decidere prima un blocco di tempo e poi ci infili l’attività che ritieni più importante. Questi tre approcci sono adatti per iniziare, ti aiuteranno a rimanere concentrato e ti permetteranno di diventare più produttivo istantaneamente. A fine giornata ti sentirai più sereno e soddisfatto.
Timeboxing nella pratica
Di seguito ti mostro tutti i passaggi per costruire le tue timebox:
Step 1: prendi un foglio di carta e dividilo in due colonne. Sul lato sinistro scrivi le ore della giornata a partire da quando ti svegli (o quando inizi a lavorare), come se fosse un’agenda. Il lato destro invece lascialo in bianco e lo userai per aggiungere le tue annotazioni.
Step 2: suddividi la giornata in blocchi di 2 ore, un’ora, mezz’ora… Dipende dalle tue capacità organizzative.
Step 3: scrivi dentro ogni blocco l’attività che hai deciso di fare. Via via aggiungi le altre attività successive fino al completamento di tutti i blocchi.
step 4: lascia un po’ di spazio bianco tra un’attività e l’altra per essere flessibile ed avere spazio di manovra in caso di imprevisti.
Fatto. Ora ti ritrovi con un compito assegnato a ogni blocco della tua giornata. Questa visione d’insieme ti aiuterà ad essere molto più produttivo e puoi già prevedere quali saranno i risultati che otterrai.
Orari di disponibilità
Se vuoi rimanere produttivo e concentrato non puoi essere sempre disponibile. Quando hai programmato un’attività, in quella timebox devi fare solo quello. Educa le persone che lavorano con te ed i clienti che possono comunicare con te solo in determinate fasce orarie e basta. Attenzione però di mantenere la tua parola. Non puoi dire che la riunione è ogni lunedì alle 14 e poi tu non ti fai trovare.
Obiettivi grandi
Ci sono tante attività che possono essere completate in meno di 20 minuti ed altre che necessitano di mesi. Cosa fare allora? Devi ridurli. Prendi il tuo progetto e scrivi su un foglio di carta gli step principali per realizzarlo. Ora prendi il primo step e suddividilo in attività che riesci ad inserire con facilità nelle tue timebox. Devono essere obiettivi facilmente raggiungibili nel corso della giornata.
La chiarezza è potere.
Tony Robbins
La legge di Parkinson
Perché sono così importanti le timebox? Perché é importante decidere una quantità di tempo precisa per ogni attività? Secondo la legge di Parkinson ogni persona ha la tendenza di impiegare tutto il tempo disponibile. Quindi più tempo hai a disposizione e più tenderai a sprecarlo perché andrai a diluire il tuo impegno in tutto l’arco del tempo. Se hai 2 ore sfrutterai tutte le due ore nella risoluzione di un problema. Mentre se ti vengono dati solo 20 minuti ti impegnerai a risolverlo in 20 minuti. L’idea di avere una scadenza ravvicinata aumenta il nostro livello di attenzione, ci rende più concentrati e produttivi. Hai presente quando hai 2 mesi per preparare una relazione o un esame e ti ritrovi nell’ultima settimana che devi ancora iniziare a leggere il primo capitolo? Come reagisci in questa situazione? Molto probabilmente elimini tutte le distrazioni e ti immergi nello studio h24 per arrivare preparato al tuo esame. E qual è la domanda che ti fanno chi ti sta accanto? Sempre la stessa. Ma non potevi iniziare prima?
Completa i compiti
La rimandite è una brutta malattia. A cosa serve pianificare la tua giornata se poi le cose non le fai? Per educare positivamente il tuo cervello devi essere disciplinato e devi impegnarti a completare quello che hai programmato. Se hai deciso di scrivere l’articolo sul blog dalle 10 alle 12, allora dovrai farlo in questa fascia oraria, altrimenti non potrai mai fidarti del sistema. Devi insegnare a te stesso che sei una persona che porta a termine le cose. In questo modo la tua autostima aumenterà e ti sentirai sempre più forte. Maggiore sarà la sicurezza in te stesso e maggiore sarà la tua produttività.
Feedback loop
E se i blocchi sono troppo grandi o sono troppo piccoli? Come si fa? Nessun problema, nessuna idea è perfetta. Dovrai “regolare il tiro” strada facendo. Con la pratica e l’esperienza capirai quanto tempo ci vuole per completare un’attività e come eseguirla al meglio. É un processo di miglioramento continuo. L’importante è agire e sperimentare sulla tua pelle. Non puoi imparare a nuotare stando seduto sul bordo della piscina. Devi nuotare per capire come farlo al meglio. E se ti scontri con un problema? Risolvilo e passa al successivo. Così si cresce, così si diventa più forti. Ogni giorno accetta le sfide che si presentano davanti ai tuoi occhi, vai alla caccia di soluzioni, datti la possibilità di sbagliare e cerca di capire cosa ha funzionato e cosa no. Questa è la strada verso la tua eccellenza personale.
Pensa costantemente a come potresti fare le cose meglio. Continua a farti domande.
Elon Musk
Attività simili
Saltare a destra e a sinistra tra attività diverse tra loro è il modo migliore per disperdere le energie e perdere la concentrazione. Si chiama multitasking e le persone lo fanno perché dà la sensazione di fare tante cose. Magari a fine giornata hai fatto tante cose ma non quelle che avrebbero fatto la differenza. Come ben sai, c’è differenza tra quantità e qualità. Ecco cosa puoi fare per gestire al meglio il tuo tempo quando hai tante cose da fare. Raggruppa le attività simili che possono essere fatte contemporaneamente senza compromettere la qualità del lavoro. Segnatele su un foglio dedicato. Le attività simili possono essere di tre tipologie: per luogo, argomento e persona.
Per luogo: segna le attività che puoi fare in ufficio, al supermercato, da un cliente. In questo modo saprai che il giorno che andrai a trovare il cliente approfitterai di prendere contatto con clienti della zona.
Per argomento: ci sono modifiche che devi apportare al sito. Te le segni su un foglio ogni volta che ti vengono in mente e quando sarai davanti al computer le farai tutte assieme. In questo modo concentri le tue energie su un argomento per volta in modo massiccio.
Per persona: hai domande e dubbi, cose da chiedere ad una persona? Segnati tutto quello che devi chiedere in un foglio e quando ci sarà la riunione concentrerai tutti i tuoi quesiti. In questo modo avrai il 100% della sua attenzione e sarai molto più efficace.
Fonti: Elon Musk
