Elon Musk a volte è freddo, diretto e brutale ma per lui il tempo è davvero importante perché vuole guidare il suo team verso obiettivi molto ambiziosi ed è obbligato a mantenere un ritmo elevato se vuole riuscire nell’impresa. Il suo obiettivo è utilizzare nella vita lavorativa il metodo più veloce ed efficace per gestire il tempo e per guidare il suo team. La gestione delle sue riunioni è uno dei punti nevralgici per coordinare la sua squadra di lavoro, infatti Elon Musk si organizza e prende le sue decisioni sulla base di due criteri: lo scopo e la velocità.
Non partecipare a una riunione, a meno che non ci sia una ragione.
Elon Musk
Le perdite di tempo
Il nemico principale delle riunioni sono le perdite di tempo. Nella maggior parte dei casi una telefonata, una conversazione o una chiamata su Zoom è fatta per l’80% di contorno. Si parla di cose poco importanti, ci si allunga più del dovuto, ci si perde in convenevoli, si parla di altro e spesso in riunione sono presenti persone che non c’entrano nulla.
Ma perché una riunione si allunga più del dovuto?
Le cause sono molteplici ma posso racchiudere le cause più frequenti:
- Non è ben chiaro lo scopo della riunione;
- Arriviamo alla riunione di corsa ed impreparati;
- Vogliamo fare bella figura e dimostrare che sappiamo tante cose;
- Non sappiamo sintetizzare un discorso;
- Non decidiamo quanto deve durare la riunione;
- Ci sentiamo soli e vogliamo stare un po’ in compagnia;
- Etc.
1. Serve davvero una riunione?
Se tu vuoi far arrivare un messaggio nel modo più veloce ed efficace, capirai che trovarsi su Skype per un confronto verbale è solo uno dei molteplici modi che possiamo utilizzare. Quindi, qual è lo scopo di una riunione? Dipende, ma il più delle volte non ci pensiamo. Per esempio, se lo scopo è aggiornare gli altri su quello che è stato fatto ieri, nella maggior parte dei casi sarà sufficiente inviare un piccolo report via e-mail. Dipende. Puoi provare ad utilizzare anche sistemi più moderni come Whatsapp, Telegram, Slack, Gruppi privati…
Se noti che il sistema che stai utilizzando ti sta alleggerendo e velocizzando, allora va bene. Altrimenti devi cambiarlo. Attenzione a non rimanere imprigionato nei sistemi che tu stesso sei andato a proporre al tuo team. Per esempio i gruppi, la messaggistica istantanea e le notifiche sono comode ma possono essere causa di perdite di tempo e di distrazioni continue. Prendi l’abitudine di silenziare il tuo smartphone quando stai facendo altro.
2. Massima attenzione
Se hai deciso di fare una riunione dedica il 100% della tua concentrazione. Non fare altro mentre gli altri parlano, non guardare le email, non leggere sms o guardare altrove. Non ha senso esserci fisicamente ed avere la testa che sta pensando ad altro, piuttosto non fare la riunione. La riunione dura 5 minuti, sfrutta ogni minuto. Tieni la tua mente sul pezzo dall’inizio alla fine altrimenti ti dimentichi quello che vi siete detti e dovrai ritornarci in un secondo momento, perdendo ulteriore tempo. Non ha senso lavorare due volte e fare il doppio della fatica.
Mi raccomando, porta con te sempre carta e penna e prendi appunti. Non fidarti troppo della tua mente.
3. Arriva preparato
Ci sono tante persone che iniziano una riunione di colpo, quando un attimo prima stavano discutendo al telefono. Una buona abitudine è prendersi almeno 2-5 minuti di pausa per fare mente locale su quello che devi dire prima dell’appuntamento. Qual è lo scopo della riunione? Hai tutto il materiale con te? Devi fare chiarezza nella tua testa prima di avviare una qualsiasi conversazione altrimenti inizi che sei già stanco e stressato. Inoltre in una normale negoziazione la persona con le idee più chiare è sempre quella più persuasiva.
Un consiglio che ti posso dare è di andare in giro sempre con un blocco note (o un’app) dove ti segni idee, dubbi, domande… insomma tutto quello che devi chiedere ad una persona specifica. Quando inizierai la riunione sarai già pronto per affrontare la conversazione e sarai sicuro di toccare ogni attività lasciata in sospeso. Ti basterà leggere i tuoi appunti.
Diventerai molto più sereno e produttivo.
4. Perchè siamo qui?
Ogni riunione deve iniziare con uno scopo ben preciso condiviso da tutti. Chiarisci fin dal primo minuto con le altre persone in sala qual è l’intento dell’appuntamento in modo che tutti si possano allineare mentalmente. Se puoi ricorda alle persone quanto dovrebbe durare in modo tale che abbiano una percezione completa del loro impegno.
5. Lascia la riunione
Se la tua presenza ad una riunione non è più necessaria, sentiti libero di salutare tutti ed andartene. Non è scortese chiudere una riunione se ti accorgi di non aggiungere più valore. Alla fine dei conti nessuno vuole perdere tempo e tutti devono rispettare il tempo degli altri. Insegna questa regola al tuo team di lavoro. Se una persona non è più necessaria, invitala a lasciare la sala in modo che possa tornare al suo lavoro. Non deve sentirsi in obbligo di restare.
6. Con quante persone?
L’errore più comune è quello di organizzare la riunione generale. La convinzione è quella di invitare tutti perché si pensa di fare meno fatica in quanto parlerai una volta per tutte. In una riunione però ci deve essere interattività. Non è un corso di formazione. La riunione è il momento giusto dove fare domande e discutere. Il confronto aiuta la creatività, la comprensione e la risoluzione dei problemi. Quindi in una riunione con tante persone sarà impossibile rendere tutti partecipi. Il risultato è che ci saranno quelli che parlano tanto, quelli che ascoltano e basta, quelli che si annoiano, quelli che pensano ad altro e quelli che non c’entrano nulla.
Gli incontri eccessivi sono la piaga delle grandi aziende, e quasi sempre peggiorano nel tempo. Evita le riunioni di grandi dimensioni, a meno che tu non sia certo di fornire valore a tutti i presenti, e in tal caso rendile snelle e veloci.
Elon Musk
7. Frequenza e urgenza
Quando vengono fatte le riunioni? Poche o tante? Tutti i giorni o una volta a settimana? Non esiste un numero preciso. La frequenza delle riunioni deve essere flessibile. Il numero di riunioni aumenta quando ci avviciniamo alle scadenze e si allunga nei periodi di routine come la pianificazione ed il controllo. L’urgenza necessita di riunioni più vicine tra loro perché dobbiamo andare più veloci ed il rischio di sbagliare è molto più alto. Anche in questo caso la frequenza dipende dallo scopo. Il confronto stimola la creatività quindi nella fase iniziale di un progetto c’è bisogno di un lavoro più intenso e ravvicinato nel tempo però poi, nella fase operativa, la frequenza può essere più diluita. Diciamo che non c’è un regola valida sempre. Se ti accorgi che aumentare il numero di riunioni contribuisce a rendere il lavoro più efficiente e produttivo, allora fallo. Altrimenti trova delle alternative valide per adempiere allo scopo ed essere efficace.
Fonti: Elon Musk, Business Insider,
