Hai tante cose da fare e non sai come districarti tra i mille impegni? A fine giornata ti senti sempre stanco e mai soddisfatto?
Nell’articolo di oggi ti condividerò i 10 segreti della produttività che ho applicato nella mia vita e che mi hanno aiutato ad essere più felice e soddisfatto.
I segreti sono stati estrapolati dai libri e dai video che ho seguito di David Allen, uno dei massimi esperti al mondo di gestione del focus e produttività. Ha ideato il metodo Getting Things Done® grazie al quale ha insegnato ad oltre 2 milioni di persone come liberare la mente, affinare il proprio focus e ottenere più risultati nella vita.
Ti presento i 10 segreti.
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1. Libera la mente
Il nemico numero uno della gestione del tempo è la confusione. La confusione è amica della paura quindi se non sappiamo gestire bene il nostro focus rischiamo di perderci in un bicchiere d’acqua e di procrastinare ogni cosa. La mente razionale non è stata costruita per ricordare ma per pensare, quindi devi lasciare la tua testa sempre libera, libera di creare, di inventare e di risolvere. Se ci obblighiamo a tenere a mente troppe cose, la testa non reggerà il peso dei pensieri. Ci sentiremo la testa stanca, confusa e proveremo sempre più stress.
Il primo trucco è scrivere quello che hai in testa per svuotare la tua mente. Dall’esterno poi è più facile vedere ed analizzare il problema. Che sia un blocco note, lo smartphone o un documento sul computer non importa. Quello che conta è liberare spazio. Scrivere però non è sufficiente perché la mente deve fidarsi del tuo metodo sennò continuerà a ripensare a tutto e la tua situazione non cambierà. Devi fidarti del luogo dove hai trascritto le tue idee ed una volta scritte non ci devi più pensare. L’unica cosa che devi sapere è dove le hai scritte per andarle a rileggere.
Tutto quello che scrivi deve essere conservato in un posto solo. Non puoi avere elenchi sparsi in giro. Impegnati ad unificare il centro di raccolta.
2. Gestisci subito il minestrone
Nel momento in cui butti giù tutto quello che ti passa in testa alla fine ti ritrovi con un gran bel minestrone di idee e cose da fare. Questo è il problema di tanti sistemi di gestione del tempo che non funzionano. Per esempio il sistema della to-do-list: se scrivi tutto quello che devi fare alla fine ti ritrovi con un elenco infinito di cose e questo ti metterà ancora più ansia. Cosa puoi fare allora? Devi dare un senso a quello che fai. É una cosa importante? La posso fare ora o quando? Può essere eliminata o ci devo tornare in un secondo momento? Insomma nulla può rimanere nel limbo perché la tua attenzione ci cadrà di continuo e tu perderai sempre energia, anche solo a pensarci e ripensarci. Una volta che un file è stato archiviato, basta! Non ci pensi più. Devi quindi imparare ad allocare le tue idee. Andiamo a vedere come nei prossimi trucchi.
3. Usa il cestino
Ti sarà capitato tante volte di portare avanti qualcosa che non hai mai iniziato a fare. Te la ritrovi lì e ti fa soffrire. Non la fai. Ma perché non la fai? Certe volte è semplicemente qualcosa che non vuoi fare o non devi fare, quindi eliminala. Basta, via! O dai un senso a quello che c’è sennò significa che non serve.
I progetti aperti e i progetti in sospeso portano via tanta energia mentale.
Fai uscire dalla tua vista tutto quello che non serve più. Ti interessa o non ti interessa? É importante o non lo è? Se la tiri avanti da troppo tempo, allora cestinala.
Bisogna avere coraggio nell’eliminare le tue cose ma vedrai è anche molto liberatorio.
4. Archiviazione
Magari non vuoi cestinarla. Magari ti servirà in futuro? Fai uscire dalla tua vista tutto quello che non ti serve adesso. Impara ad archiviare tutto quello che ti potrebbe servire. Sii ordinato pensando al futuro perché devi organizzare le tue cose sapendo che dovrai ritornarci. Fai in modo di agevolare il ritorno del te del futuro. Come farai a trovare rapidamente quello che ti servirà, forse fra 2 mesi?
Puoi archiviare ogni cosa che può essere usato da consultazione. Sto parlando di playlist, link preferiti, lista della spesa, bollette, documenti, guide, tutorial, note.
Io gestisco tutto questo tenendo in ordine le cartelle del mio computer. Le cartelle vengono organizzate a seconda dell’argomento. Usa i colori. Non usare troppe sotto-cartelle perché rischi di nascondere e rendere irraggiungibili i tuoi documenti. Organizza le cartelle in modo orientativo e intuitivo che ti aiutino a trovare quello che ti serve rapidamente.
5. Calendario
Usa un solo calendario dove ti segni le attività che vuoi fare in una data specifica, segnati gli appuntamenti, le scadenze fiscali, i pagamenti delle bollette o qualsiasi altra cosa da monitorare. Puoi usare Google Calendar o Apple Calendar.
Tutte le attività che hanno una data vanno subito messe nel calendario e devono uscire dalla mia vista fino al giorno specifico. Ogni settimana guardo il calendario della settimana ed ogni giorno guardo gli appuntamenti del giorno.
6. Scegli solo 3 cose
Non puoi passare tutto il tempo a pianificare ed a gestire il tempo. Il tuo sistema funziona quando è orientato all’azione. Ti deve mettere nella condizione di agire. Più complicato è il sistema, meno voglia abbiamo di metterci in azione. Deve essere così semplice e snello da metterti nella condizione di fare. Deve chiarirti le idee e darti la motivazione necessaria per entrare in campo.
Quando ti trovi davanti troppe cose da fare, ti viene il panico perché hai l’ansia della quantità. Poi a fine giornata se ti sei fatto una lista di 20 cose e ne completi solo 16, la tua mente ti farà notare solo le 4 mancanti.
Cambiamo approccio. Segnati poche cose da fare, quelle che contano, quelle più importanti. Il tuo cervello va rapidamente in confusione quindi non riesce a focalizzarsi su più di 3 cose alla volta. Seleziona 3 cose che vuoi realizzare. Qual è la cosa più importante da fare? Scegli da 1 a 3 cose. La selezione è un processo creativo spinto dalle tue emozioni. Se dai uno scopo alle cose hai la possibilità di scegliere quello che desideri, quello che ti dà più soddisfazione.
La tua nuova to-do-list non ha lo scopo di ingolfarti e demotivarti ma deve chiarirti le idee e motivarti. Ecco perché la tua lista deve avere meno cose possibili. In questo modo non sei influenzato a distrarti nel fare cose meno importanti.
7. Crea un progetto
Esistono obiettivi semplici e obiettivi un po’ più articolati che necessitano la creazione di un progetto. Non aver timore, non c’è nulla di difficile da capire. Il progetto è semplicemente composto da un obiettivo, una scadenza, le attività più importanti da fare e le risorse che ti servono.
Ogni cosa nella vita può essere considerato un progetto, andare in gita, scrivere un articolo, allenarti per una maratona. Se hai selezionato 3 obiettivi che contano davvero per te probabilmente sono dei progetti.
Un’obiettivo deve avere una scadenza altrimenti è solo un desiderio e sarà difficile che tu lo raggiunga. Non deve essere un vorrei, ma un voglio farlo oggi. Ogni persona ha bisogno di una sensazione di urgenza, per trovare la motivazione di completare quello che si è prefissato. Ecco perché è importante dare un arco temporale al tuo obiettivo, per esempio: voglio scrivere l’articolo oggi, voglio completare il sito web questa settimana oppure voglio prepararmi per la maratona che avverrà fra 9 mesi.
Quando crei un progetto, devi sapere quando il progetto sarà finito e devi conoscere i passi più importanti da fare. Non perderti nei dettagli, ma cerca di darti solo una direzione. Puoi usare una tabella per monitorare l’andamento del tuo progetto e capire a che punto ti trovi. Non puoi essere perfetto e non puoi prevedere tutti i dettagli, quindi non cercarli nemmeno ora che sei all’inizio.
Quando crei un progetto fai mente locale anche sugli strumenti, risorse e persone necessari per raggiungere il tuo obiettivo. Se vuoi pianificare una maratona, avrai bisogno dell’abbigliamento giusto, di un allenatore, di un compagno di corsa, di una tabella di allenamento e di un piano alimentare.
8. Delega
Uno dei modi per raggiungere rapidamente un obiettivo è di farti aiutare. Ci sono tre tipi di delega: il mentore, il collaboratore e il sistema.
Il mentore è colui che possiede conoscenze o esperienze che ti servono. Lui potrebbe insegnarti o darti il consiglio giusto per evitare di perdere tempo. Per adempiere al tuo scopo chi ti potrebbe aiutare?
Il collaboratore è colui che usa il suo tempo per risolvere il tuo problema. Hai bisogno di fare una ricerca, fare delle commissioni, fare una telefonata… potrebbe farlo qualcuno al posto tuo?
Il terzo esempio di delega è il sistema. Puoi delegare non solo a persone ma anche a sistemi informatici. Esistono applicazioni che inviano le email al posto tuo, il sito web può vendere in modo automatico, le inserzioni promuovono il prodotto senza la tua presenza…
Il processo di delega non consiste solo nel disfarsi di un pensiero ma devi anche controllare se la persona o il sistema ha eseguito correttamente il compito. Costruisci il tuo sistema di monitoraggio. Puoi anche segnarti un appunto nella tua lista chiamata “in attesa” per tenere traccia delle attività in esecuzione.
9. Ragiona a blocchi
Ora è arrivato il momento di programmare la giornata. Conosci i tuoi obiettivi e progetti principali, ora devi imparare a suddividere la tua giornata per blocchi. Dentro un blocco di tempo tu fai solo una cosa e non puoi distrarti, cioè se decidi di dedicare 2 ore al sito web fai quello e basta senza cambiare argomento.
Il multi-tasking è un grande nemico della concentrazione e della produttività. Saltare da destra a sinistra tra argomenti diversi crea distrazione, la perdita di focus, ti fa stancare di più e ti fa essere meno produttivo.
Scegli tu come ritagliare il tempo della tua giornata. Per esempio puoi dividere la giornata in 3 blocchi. Il mattino dove fai la cosa più importante perché sei più fresco e lucido. Il primo pomeriggio e il tardo pomeriggio sono per gli altri due obiettivi.
Ogni blocco deve avere senso per te. Impegnati però a fare solo quella cosa che ti sei pianificato di fare. Dimostra a te stesso che sei un uomo di risultati e che porta a termine quello che si è prefissato. La tua autostima ti ringrazierà.
10. Fai un’ azione massiccia
Hai davanti tutta la giornata. Stai guardando il tuo progetto e sai qual è il tuo obiettivo, ed ora? Qual è la prossima azione da fare? Non devi chiederti cosa devo fare adesso, ma devi scegliere il tuo “gamechanger“, cioè l’azione che darebbe un impatto maggiore alla tua giornata. Qual è la cosa più importante che vuoi realizzare? Che cosa darebbe una svolta? Che cosa potresti fare che ti farebbe fare un salto in avanti? Cosa ti farebbe avvicinare al tuo obiettivo più di ogni altra cosa? Che cosa potrebbe succedere di meraviglioso oggi?
Se ti focalizzi sul gamechanger metterai in campo sempre il tuo meglio e farai sempre la cosa giusta, verso la realizzazione dei tuoi sogni.
Conclusione
Non seguire i sistemi di gestione degli altri, prendi ispirazione e basta. Siamo tutti diversi, il sistema che usi può funzionare solo per te. Tieni libera la mente. Scrivi. Ogni volta che puoi semplifica e snellisci i processi. Non ci deve essere una forzatura nel tuo sistema di gestione del tempo, deve aiutarti e metterti nella condizione di agire, non appesantirti. La confusione è un nemico sempre presente, impara a difenderti. La chiarezza è il tuo super potere e ti aiuterà a nutrirti di energia per raggiungere ogni tuo obiettivo.
Fonti: Detto fatto
